L’Office luxembourgeois de l’accueil et de l’intégration attribue des aides financières à des associations  sous forme de subsides au moins deux fois par an (article budgétaire 12.3.33.010), jusqu’à épuisement des fonds.

 1.      Critères d’éligibilité

Le demandeur doit être soit une association œuvrant en faveur de l’intégration des étrangers et/ou de la diversité et de la lutte contre les discriminations

• Il doit s’agir d’une action non conventionnée par le ministère de la Famille, de l’Intégration et à la Grande Région / OLAI
• Le projet pour lequel le subside est demandé doit prendre en compte le principe selon lequel l’intégration est un processus à double sens qui prend en compte autant les luxembourgeois que les non-luxembourgeois
• Il doit s’agir d’un projet précis, composé d’une ou de plusieurs actions concrètes, et innovant
• Le projet doit s’inscrire dans la politique d’intégration poursuivie par le ministère de la Famille et de l’Intégration/OLAI, telle qu’inscrite dans la loi modifiée du 16 décembre 2008 concernant l'accueil et l'intégration des étrangers au Grand-Duché de Luxembourg et donc présenter une plus-value autant pour la société d’accueil que pour le public cible
• Il doit s’agir d’un projet ponctuel délimité dans le temps : les frais de fonctionnement ou activités régulières des ASBLs ne sont pas éligibles.

A noter : les frais suivants ne sont pas éligibles 

• les frais de personnel et de conférenciers
• les frais de fonctionnement
• les frais en relation avec la restauration
• les frais de publicité réguliers – hors projets concrets (magazines, flyers, bulletins, Newsletters)

Un même organisme peut bénéficier au maximum d’un subside par an. Si une demande a déjà fait l’objet d’un refus, elle ne pourra pas être réintroduite au cours de la même année.

Les projets déposés avec les pièces justificatives seront analysés par un comité de sélection qui évaluera l’éligibilité du projet sur base de la description de projet, des critères ci-dessus et du budget prévisionnel.

2.      Procédure

a.      Demande

Les demandes de subside sont à adresser à l’OLAI (Danièle Friser, 7-9, avenue Victor Hugo L-1750 Luxembourg / Tél. (+352) 247-85768 / Fax (+352) 247-85720 / E-mail : daniele.friser@olai.etat.lu ) durant toute l’année et moyennant le formulaire de l’OLAI dûment rempli. Un comité de sélection se réunit au moins deux fois par an pour évaluer les dossiers de demande de subsides reçus.

Seuls les dossiers de demande complets seront traités. Toute demande doit être motivée et préciser les fins auxquelles le concours financier de l’Etat demandé sera utilisé.

La demande doit clairement indiquer l’apport à la politique générale poursuivie par l’OLAI et l’apport apporté aux activités de l’association demanderesse.

Elle doit être accompagnée d’un plan de financement (autres partenaires publics et/ou privés,…) et du budget (recettes et dépenses) de l’action envisagée.

b.     Décision

Un accusé de réception sera envoyé à tout demandeur, avec si nécessaire un rappel des pièces manquantes.

La demande est ensuite analysée par les services compétents quant au fond (analyse du fond de la demande, examen du volet financier).

Le demandeur sera informé de la décision par courrier.

Si la demande est approuvée, le demandeur s’engage à :

• inclure le logo de l’OLAI et la mention « avec le soutien de l’Office luxembourgeois de l’accueil et de l’intégration » sur tous les documents de présentation, d’information et de publicité destinés au public ;
• informer le ministère immédiatement de tout changement de programme ou de déroulement de l’action ayant fait l’objet de la demande ;
• fournir les pièces justificatives demandées avec le décompte financier ;
• consentir à ce que des agents ou services mandatés puissent effectuer des contrôles sur pièces et sur place de l’emploi du concours financier ;

c.      Suivi

Conformément à la loi modifiée du 8 juin 1999 sur le budget, la comptabilité et la trésorerie de l’Etat (www.legilux.public.lu/leg/a/archives/1999/0068/a068.pdf" \l "page=6), les subsides doivent être utilisés aux fins desquelles ils ont été accordés et les bénéficiaires doivent justifier de l'utilisation du subside reçu.

Les bénéficiaires doivent ainsi fournir avant le 31 janvier de l’année suivant la demande de subside, les pièces justificatives suivantes : décompte financier (voir modèle) et rapport du déroulement de l’action (atteinte des objectifs escomptés…).

Conformément à l’article 83 de la loi sur le budget, la comptabilité et la trésorerie de l’Etat, les subsides doivent être restitués à l'Etat dans le cas où les déclarations se révèlent être inexactes ou incomplètes, dans le cas où l'utilisation du concours financier ne correspond pas à la fin pour laquelle il a été accordé ou dans le cas où les agents ou services chargés du contrôle sont entravés dans l'exercice de leurs missions par le fait du bénéficiaire.

En cas de double financement public, les sommes indûment touchées devront être restituées intégralement par le bénéficiaire final à l’Etat luxembourgeois.